Con người + Quy trình = Thành công
Bốn hành vi nền tảng
Thể hiện sự tôn trọng
Thể hiện sự tôn trọng không có nghĩa là để mọi người lấn lướt bạn. Thực tế là, thẳng thắn là một thành tố của sự tôn trọng, nếu bạn làm thế một cách ý thức và liên tục thực hành với tất cả mọi người ở mọi cấp độ – từ thành viên trong đội cho tới các bên liên quan chủ chốt và thậm chí với các lãnh đạo cấp cao.
Tôn trọng là phần thưởng cho chính nó. Nếu bạn chân thành với chính mình và người khác, nếu bạn giữ vững sự chính trực của mình, bạn đã thành công cho dù kết quả có ra sao đi nữa. Trong đa số trường hợp, nếu bạn tôn trọng người khác, họ cũng sẽ tôn trọng bạn, và kết quả sẽ khiến bạn hài lòng.
Lắng nghe trước
Điều thiết yếu phải làm là tiết chế xu hướng nói nhiều hơn nghe. Thất bại trong việc lắng nghe có thể dẫn tới những mối quan hệ căng thẳng, năng suất làm việc giảm, bỏ lỡ cơ hội học hỏi, và những sai lầm tai hại khác trong nhận định của bạn.
Khi mọi người tìm đến bạn để than phiền vì một vấn đề nào đó, hay vì muốn một sự thay đổi, hãy để họ nói trước. Đừng để dự án đổ vỡ chỉ vì bạn không có đủ kiên nhẫn hay sự từng trải để lắng nghe mọi người trước khi bạn quyết định phải làm gì. Đừng ngay lập tức nhảy thẳng đến giải pháp. Hãy đảm bảo bạn hiểu vấn đề trước khi hành động.
Nếu bạn thông minh, bạn cần tiết chế xu hướng nói nhiều hơn nghe. Bạn sẽ nhận ra không ai luôn luôn có câu trả lời đúng.
Nguyên tắc quan trọng nhất ở đây là sự thấu cảm. Nếu bạn biết thấu cảm, bạn không cần đồng ý hay không đồng ý với người đang nói chuyện với bạn, mà bạn đặt mình vào vị trí của họ và nỗ lực để hiểu tình huống của họ.
Làm rõ các kỳ vọng
Một trong những công việc chính của một nhà quản lý dự án không chuyên là làm cho mọi người thông hiểu nhau. Điều này không dễ và cũng là chiếc bẫy lớn nhất bạn có thể đối mặt khi dẫn dắt dự án.
Nếu bạn thật sự muốn truyền cảm hứng để cả đội chơi hay và thắng lớn, hãy để họ biết rõ chuyện gì đang xảy ra. Nói rõ vai trò của từng người đóng góp như thế nào vào tổng thể. Ngay cả những nhiệm vụ nhỏ cũng có thể tạo thành tác động cực lớn lên thành công cuối cùng của dự án, và một “bức tranh toàn thể” rõ ràng là cách chắc chắn nhất để giữ sự tận tâm của mọi người.
Thể hiện tinh thần trách nhiệm
Tinh thần trách nhiệm trong vai trò một nhà quản lý dự án có nghĩa là bạn phải là một tấm gương tốt. Bạn hãy cư xử theo cách mà bạn muốn mọi người cư xử với bạn. Để truyền cảm hứng cho mọi người làm hết khả năng của họ, bạn phải làm cho họ thấy bạn “nói được làm được”.
Tinh thần trách nhiệm cũng có nghĩa là minh bạch. Khi bạn báo cáo cập nhật tình hình, bạn phải nói sự thật. Khi bạn sai lầm, bạn sẵn sàng nhận sai và chịu trách nhiệm. “Sự thật mất lòng” không đúng. Che giấu sự thật mới là cái làm mất lòng về lâu về dài.
Quản lý quy trình: Năm nhóm quy trình
Mọi dự án hoàn tất thành công phải trải qua cả năm bước, dù là dự án lớn hay nhỏ.
Khởi tạo – Initiating
Giai đoạn này cần đảm bảo mọi người hiểu rõ thành công của dự án có những tiêu chí nào. Để làm rõ các kỳ vọng, phải thu nhận càng nhiều ý kiến từ các bên liên quan càng tốt – đặc biệt là stakeholders.
Để có một hệ thống kỳ vọng rõ ràng, mỗi lần bạn đều phải trả lời bằng được những câu hỏi sau:
✦ Dự án sẽ tác động đến những ai?
✦ Ai sẽ quyết định thành công của dự án, và kỳ vọng của họ là gì?
✦ Đâu là những yêu cầu ràng buộc của dự án?
✦ Làm thế nào để thống nhất được cách hiểu của mọi người về kết quả cần đạt được của dự án?
Để có thể trả lời được những câu hỏi ✦ trên, chúng ta phải theo các bước sau đây:
(1) Xác định tất cả các bên liên quan đến dự án
(2) Xác định những bên liên quan đóng vai trò chủ chốt
(3) Phỏng vấn hiệu quả các bên liên quan chủ chốt
Để thực hiện (1) ▶ thực hiện tư duy nhanh (brainstorm) và viết ra một danh sách những người có liên quan hay chịu ảnh hưởng từ dự án. Hãy tìm một người bạn, đồng nghiệp hay một thành viên của nhóm để giúp đỡ.
Để thực hiện (2) ▶ sử dụng công cụ D.A.N.C.E
| Decisions Quyết định | Ra những quyết định chi phối hay ảnh hưởng tới ngân sách dự án |
| Authority Thẩm quyền | Có thẩm quyền cho phép tiền hành dự án |
| Need Nhu cầu | Trực tiếp hưởng lợi hay chịu ảnh hưởng từ dự án và do đó cần phải biết mọi thứ về nó |
| Connections Kết nối | Có kết nối với những người, nguồn vốn hay nguồn lực cần thiết để loại bỏ vật cản hay tạo ảnh hưởng nhằm đảm bảo dự án thành công |
| Energy Năng lượng | Mang năng lượng tích cực hoặc tiêu cực có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án |
Để thực hiện (3) ▶ Phải đưa ra một vài lợi ích để người được phỏng vấn sẵn sàng trả lời những câu hỏi vì họ thấy được bỏ thời gian tham gia phỏng vấn cũng mang lại lợi ích cho họ. Có thể mở đầu bằng:
“Tôi biết dự án này rất có ý nghĩa đối với mục tiêu của tổ chức, vì thế tôi muốn đảm bảo tôi có đủ những thông tin cần thiết từ anh/chị để nó thực sự sẽ thành công” hay,
“Tôi muốn đảm bảo tôi hiểu rõ những kỳ vọng của anh/chị để đảm bảo dự án thành công tốt đẹp” hay,
“Anh/chị đóng vai trò quan trọng cho thành công của dự án”.
Tham khảo mẫu phỏng vấn bên liên quan chủ chốt:
Lưu ý nhỏ: Điều kiện ràng buộc là những hạn chế hay giới hạn của dự án, và thường rơi vào sáu mục do PMI xác định như trong khung hình của các Điều kiện ràng buộc sau đây:
| PHẠM VI Tổng lượng sản phẩm, dịch vụ và kết quả cần đạt được | CHẤT LƯỢNG Mức độ các khía cạnh của dự án để thoả mãn yêu cầu | NGUỒN LỰC Bao gồm con người (cá nhân hay nhóm), trang thiết bj, dịch vụ hay nguồn cung ứng cần thiết để thoả mãn yêu cầu |
| NGÂN SÁCH Ngân sách dự kiến được cấp cho dự án | RỦI RO Biến cố hay hoàn cảnh nếu xảy ra sẽ có ảnh hưởng (thường là tiêu cực) tới kết quả dự án | THỜI GIAN Kỳ hạn phải giao sản phẩm, dịch vụ hay kết quả |
Các điều kiện ràng buộc cũng giống như tơ trên mạng nhện vậy. Khi bạn chạm vào một nơi, những sợi còn lại cùng rung lên. Là một nhà quản lý dự án, nghĩa vụ của bạn là nhận biết những giới hạn của một dự án và hỏi các bên liên quan chủ chốt để quyết định cái nàp được ưu tiên cao nhất.
Để thu được thông tin chính xác từ buổi phỏng vấn bên liên quan chủ chốt, chúng tôi sử dụng công cụ gọi là “Phễu câu hỏi”. Nó giúp bạn đi từ những câu hỏi chung chung đến chi tiết trong buổi phỏng vấn, và tiến thật gần đến bức tranh trong tâm trí của các bên liên quan chủ chốt.
Để có câu trả lời đúng, bạn cần đặt câu hỏi đúng. Có ba loại câu hỏi bạn cần để đạt tới câu trả lời chắc chắn và rõ ràng.
Câu hỏi mở đầu để có bức tranh toàn cảnh: “Anh định nghĩa thành công cho dự án này như thế nào?,
Câu hỏi chi tiết tập trung vào những thông tin hẹp hơn: “Anh có thể nói thêm về ý nghĩa của nó đối với anh hay nó sẽ trông như thế nào không?”,
Câu hỏi kết thúc là chìa khoá để thành công trong cuộc phỏng vấn: “Vậy thì ý anh là… tôi nói thế có đúng không?”. Sử dụng câu hỏi đóng để xác minh rằng bạn thực sự hiểu bức tranh mà người bạn phỏng vấn đang tưởng tượng.
Tham khảo thêm về Phỏng vấn nhóm: Điểm tốt của việc phỏng vấn nhóm là bạn nhận được nhiều thông tin hơn và nhanh chóng hơn phỏng vấn từng người và có thể bạn sẽ có những cái nhìn tốt hơn khi bạn phỏng vấn từng người. Điều đó gọi là “hiệu ứng cộng lực”.
Sau đây là cách tổ chức một cuộc phỏng vấn nhóm:
✦ Tập hợp càng nhiều bên liên quan càng tốt vào một căn phòng hoặc qua mạng,
✦ Đặt ra một giới hạn thời gian nghiêm khắc. Hứa rằng bạn sẽ chấm dứt buổi họp vào thời điểm đã định, và giữ lời hứa,
✦ Đặt ra nguyên tắc rằng không ai được ngắt lời trong khi người khác đang nói. Mục đích của buổi họp này là để các bên liên quan lắng nghe nhau,
✦ Đừng tranh cãi với bất kỳ vấn đề nào được đưa ra. Chỉ đặt câu hỏi khi bạn cần phải làm rõ thêm. Sau đó cảm ơn người đưa ra ý kiến và tiếp tục,
✦ Cẩn thận ghi âm lại ý kiến của mọi người,
✦ Cảm ơn cả nhóm và mời họ nói chuyện riêng với bạn nếu họ còn vấn đề cần đề cập,
✦ Phân phát bản ghi âm đến từng người sau buổi họp.
Hoạch địch – Planning
Tìm hiểu chính xác cần phải đạt được những gì. Dựa trên kết quả cần đạt, bạn vạch ra ngân sách, tiến độ và lịch trình dự án chi tiết.
Đánh giá rủi ro
Bằng cách phân loại rủi ro thành cao, trung bình và thấp, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro tốt hơn. Công thức bên dới đánh giá từng yếu tố rủi ro:
Tác động x Xác xuất = Rủi ro thực tếTác động của từng yếu tố rủi ro đến thành công chung của dự án là gì, và xác suất xảy ra của từng yếu tố rủi ro là gì? Bằng cách đánh giá như thế này, bạn sẽ nhận ra rủi ro nào nhất thiết phải có kế hoạch giải quyết, và cái nào rất ít có khả năng xảy ra. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí còn có thể lên kế hoạch để đảm bảo rủi ro luôn ở mức thấp.
Chế ngự rủi ro
Công cụ T.A.M.E – Chế ngự. Chế ngự là một công cụ tư duy giúp bạn lọc các chiến lược tiềm tàng để giảm rủi ro. Nó đưa ra cho bạn bốn lựa chọn để quản lý rủi ro (T.A.M.E):
✦ Dịch chuyển rủi ro – Transfer: Chuyển rủi ro sang một bên thứ ba (ví dụ, nhà bảo hiểm),
✦ Chấp nhận rủi ro – Accept: Chấp nhận và giải quyết khi rủi ro xảy ra,
✦ Giảm thiểu rủi ro – Mitigate: Giảm thiểu xác suất rủi ro hay tác động của rủi ro,
✦ Loại bỏ rủi ro – Eliminate: Làm bất cứ thứ gì để rủi ro biến mất.
Tham khảo Mẫu Kế hoạch quản lý rủi ro:
Lập lịch trình dự án
Khi bạn đã lên kế hoạch quản lý rủi ro xong, bạn có thể lên lịch trình dự án.
khi quản lý một dự án, bạn phải biết mình cần làm gì và khi nào. Lịch trình dự án trở thành tấm bản đồ. Đó là lý do các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm thường chia nhỏ dự án thành từng phần dễ xử lý và lên lịch cho từng phần. Lịch trình dự án sẽ bao gồm toàn bộ nhiệm vụ và cột mốc chính bạn cần để hoàn thành dự án.
Các bước lên lịch:
➀ Lập cấu trúc Phân chia Công việc (WBS – Work Breakdown Structure):
Công cụ khuyên dùng: sơ đồ tư duy, danh sách tuyến tính, giấy ghi chú
➁ Sắp xếp chuỗi các hoạt động: hoạt động nào cần làm trước, cùng lúc hay sau một công việc khác – những hoạt động này được gọi là “hoạt động phụ thuộc”. Một số kiểu phụ thuôc:
Cặp 1: Đích đầu – một số hoạt động phải có thứ tự, bạn phải kết thúc nhiệm vụ đầu tiên trước khi bắt đầu cái kế tiếp,
Cặp 2: Đầu đầu – một số hoạt động nằm dùng lên nhau, khởi đầu một nhiệm vụ kích hoạt khởi đầu của một nhiệm vụ khác,
Cặp 3: Đích đích – một số hoạt động không thể kết thúc cho đến khi hoạt động khác kết thúc
➂ Xác định đội ngũ dự án,
➃ Ước lượng thời gian cho mỗi công việc:
Nguyên lý ở đây là “thời lượng” và “thời gian” là hai thứ khác nhau. Thời lượng là thời gian cần để hoàn thành một công việc. Thời gian là thời gian cần thiết để làm xong việc, bao gồm mọi thứ khác cũng cần phải làm – trong đời thực. Thời lượng làm việc quyết định ngân sách, còn thời gian làm việc quyết định lịch trình dự án.
Tham khảo: Công thức tính thời gian kỳ vọng PERT – Program Evaluation and Review Technique
Thời gian kỳ vọng = (Lý tưởng + 4 x Khả dĩ + Bi quan) / 6➄ Xác định đường Gantt
Chuỗi hoạt động được lên lịch dài nhất cần phải bắt đầu và kết thúc đúng lịch, quyết định thời gian hoàn thành của dự án. Nếu có bất kỳ hoạt động nào trên đường gantt bị muộn, cả dự án sẽ bị muộn.
➅ Lập ngân sách dự án
Lên ngân sách dự án theo hai mục: chi phí bên ngoài và chi phí nội bộ. Chi phí bên ngoài bao gồm mọi thứ bạn cần mua từ những ngồn nằm ngoài tổ chức của bạn như tài liệu, thiết bị và dịch vụ tư vấn (chi phí bên ngoài cần có hoá đơn từ nhà cung cấp). Chi phí nội bộ bao gồm toàn bộ thời gian bạn chia cho mỗi thành viên chính trong đội và những người khác bạn cần từ trong chính tổ chức của bạn (để tính chi phí nội bộ, nhân số giờ làm việc của mỗi người với chi phí hằng giờ cho công việc của họ)
Mình sẽ cập nhật thêm…
Thực thi – Executing
Ở đây, bạn tiếp xúc với cả đội một cách thường xuyên để đảm bảo mọi người đều làm đúng tiến độ. Nếu bạn đã Khởi tạo và Hoạch định tốt, việc tiến hành dự án sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Giám sát và Kiểm soát – Monitoring and Controlling
Trong mọi giai đoạn của dự án, bạn cần liên tục Giám sát và Kiểm soát quy trình. Bạn phải đảm bảo rằng mọi thứ đều được tiến hành như mong muốn, và nếu có rắc rối xảy ra, bạn phải thực hiện ngay những thay đổi cần thiết. Bạn trao đổi tiến độ dự án với các bên liên quan. Đây không hẳn là một bước đơn lẻ trong quy trình, mà là việc liên tục quản lý mọi nhóm quy trình khách trong biểu đồ chung.
Kết thúc – Closing
Khi kết thúc dự án, bạn phải so sánh kết quả với mục tiêu hay kỳ vọng ban đầu. Bạn phải ghi nhận công sức của cả đội và ghi lại những bài học kinh nghiệm. Kết thúc một dự án thành công đảm bảo bạn và cả đội ngày càng trở nên giỏi hơn.
phamnguyenkhanh.home.blog 